Die Verantwortlichen und Auftragsbearbeiter führen je ein Verzeichnis ihrer Bearbeitungstätigkeiten.

Das Verzeichnis des Verantwortlichen enthält mindestens:

a. die Identität des Verantwortlichen;
b. den Bearbeitungszweck;
c. eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien bearbeiteter Personendaten;
d. die Kategorien der Empfängerinnen und Empfänger;
e. wenn möglich die Aufbewahrungsdauer der Personendaten oder die Kriterien zur Festlegung dieser Dauer;
f. wenn möglich eine allgemeine Beschreibung der Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit nach Artikel 8;
g. falls die Daten ins Ausland bekanntgegeben werden, die Angabe des Staates sowie die Garantien nach Artikel 16 Absatz 2.

Das Verzeichnis des Auftragsbearbeiters enthält Angaben zur Identität des Auftragsbearbeiters und des Verantwortlichen, zu den Kategorien von Bearbeitungen, die im Auftrag des Verantwortlichen durchgeführt werden, sowie die Angaben nach Absatz 2 Buchstaben f und g.

Die Bundesorgane melden ihre Verzeichnisse dem EDÖB.

Der Bundesrat sieht Ausnahmen für Unternehmen vor, die weniger als 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen und deren Datenbearbeitung ein geringes Risiko von Verletzungen der Persönlichkeit der betroffenen Personen mit sich bringt.